ÖKC (Ödeme Kaydedici Cihaz) Nedir?

Perakende satış yapan işletmelerin, finansal süreçlerini yasal zemine oturtması ve vergi takibinin şeffaf bir şekilde yapılması için kullanılan en temel araçlardan biri ÖKC’dir. Özellikle dijitalleşen vergi dünyasında, ÖKC ne demek ve Yeni Nesil ÖKC sistemleri ne işe yarar soruları işletme sahiplerinin gündeminden düşmüyor.

Bu rehberde; geleneksel yazar kasalardan yeni nesil akıllı cihazlara geçiş sürecini, yasal zorunlulukları ve fiziksel tahsilatın ötesine geçmek isteyenler için dijital çözümleri inceledik.

ÖKC Nedir?

Kısaltması ÖKC olan Ödeme Kaydedici Cihaz, halk arasında bilinen adıyla "yazar kasa"dır. İşletmelerin yaptıkları perakende mal veya hizmet satışlarını kayıt altına alan, bu satışlara dair mali fiş üreten ve satış verilerini mali hafızasında saklayan elektronik cihazlara ÖKC denir.

Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen standartlara göre; satılan hizmetin veya ürünün belgelendirilmesi vergi kanunlarına göre zorunludur. İşte ÖKC, bu belgelendirmeyi anlık olarak yaparak hem satıcı hem de alıcı için işlemi resmileştirir.

Yeni Nesil ÖKC (YN ÖKC) Nedir?

Teknolojinin gelişmesiyle birlikte eski tip yazar kasalar yerini çok daha donanımlı cihazlara bıraktı. Yeni nesil ÖKC nedir sorusunun cevabı aslında "entegrasyon" kelimesinde saklıdır.

Yeni Nesil ÖKC (YN ÖKC); klasik yazar kasa fonksiyonları ile banka POS cihazı özelliklerini tek bir makinede birleştiren, internet tabanlı, GİB ile anlık veri paylaşabilen akıllı cihazlardır.

Eskiden masada bir yazar kasa ve yanında ayrı bir POS cihazı dururken, yeni nesil ÖKC sayesinde fiş kesme ve kartla ödeme alma işlemi tek cihaz üzerinden yapılır. Bu cihazlar:

• Mali bilgileri anlık olarak GİB’e iletebilir.

• EFT-POS özelliklidir.

• Daha güvenli (kriptolu) veri saklama kapasitesine sahiptir.

ÖKC POS Nedir?

ÖKC POS, yukarıda bahsettiğimiz yeni nesil cihazların en yaygın kullanılan türüdür. Hem fiş kesen yazar kasa (ÖKC) hem de kredi kartı geçilen POS cihazının birleşimidir.

Müşteri kredi kartı ile ödeme yaptığında, cihaz banka ile iletişim kurarak ödemeyi onaylar ve aynı anda mali değeri olan ÖKC fişi (yazar kasa fişi) üretir. Bu sayede işlem kargaşası azalır ve süreç hızlanır.

ÖKC Fişi Nedir?

Ödeme kaydedici cihazdan çıkan, üzerinde satılan ürünün cinsi, KDV oranı, tutarı, tarih ve işletme bilgilerinin yer aldığı belgeye ÖKC fişi denir. Perakende satışlarda fatura yerine geçen bu belge, işlemin vergilendirildiğinin kanıtıdır.

Yeni Nesil ÖKC Kullanma Zorunluluğu

3100 sayılı Katma Değer Vergisi Mükelleflerinin Ödeme Kaydedici Cihazları Kullanmaları Mecburiyeti Hakkında Kanun kapsamında; perakende mal satan veya hizmet veren birinci ve ikinci sınıf tüccarların ödeme kaydedici cihaz kullanması zorunludur.

Devlet, kayıt dışı ekonomiyi önlemek amacıyla kademeli olarak eski tip cihazlardan yeni nesil ÖKC kullanma zorunluluğuna geçiş yapmıştır. Günümüzde perakende satış yapan ve seyyar EFT-POS kullanan neredeyse tüm işletmeler YN ÖKC kullanmak durumundadır.

ÖKC Kullanmak Zorunda Olmayanlar Kimlerdir?

Her işletme ÖKC kullanmak zorunda değildir. ÖKC kullanmak zorunda olmayanlar genellikle perakende fiş kesme sınırı dışında kalan veya iş modeli farklı olan mükelleflerdir:

• Toptan ticaret yapanlar.

• Faaliyetlerinde sadece e-Fatura veya e-Arşiv Fatura düzenleyenler (GİB tarafından belirtilen şartları sağlayanlar).

• Mobilya imalatçıları, oto sanatkarları gibi belirli iş kollarında faaliyet gösterip satışlarını fatura ile belgeleyenler.

• Bankalar ve sigorta şirketleri gibi özel kanunlara tabi kuruluşlar.

ÖKC Sorgulama Nasıl Yapılır?

Satın alacağınız veya devralacağınız bir cihazın durumunu, kaydını veya teknik özelliklerini öğrenmek için ÖKC sorgulama işlemi yapabilirsiniz. Bu işlem Gelir İdaresi Başkanlığı’nın (GİB) İnternet Vergi Dairesi portalı üzerinden, cihazın sicil numarası veya mükellef bilgileri ile gerçekleştirilebilir.

Fiziksel Cihazlardan Dijital Tahsilata Geçiş: Tahsildar

ÖKC ve fiziksel POS cihazları, mağaza içi (yüz yüze) satışların vazgeçilmezidir. Ancak ticaretiniz sadece mağaza ile sınırlı değilse veya B2B (bayi) tahsilatları yapıyorsanız, fiziksel cihazlar yetersiz kalabilir.

Saha satışlarında, bayi ödemelerinde veya uzaktan satışlarda ÖKC POS cihazlarını taşımak yerine, Online Tahsilat Sistemleri çok daha hızlı ve maliyet avantajlı bir çözümdür.

Tahsildar ile:

• Fiziksel POS cihazı maliyetlerine katlanmadan ödeme alabilirsiniz.

• Bayilerinizden veya müşterilerinizden Link ile Ödeme Alma (SMS/E-posta) yöntemiyle tahsilat yapabilirsiniz.

• Tüm bankaların sanal POS’larını tek ekrandan yönetebilirsiniz.

ÖKC yasal bir zorunluluk olarak mağazanızda dururken, Tahsildar ile ticaretinizi internetin olduğu her yere taşıyabilirsiniz.

Sıkça Sorulan Sorular (SSS)

1. Yeni Nesil ÖKC'ye geçmek zorunlu mu? Evet, perakende mal ve hizmet satışı yapan ve seyyar EFT-POS cihazı kullanan mükellefler için Yeni Nesil ÖKC kullanımı yasal olarak zorunludur.

2. ÖKC fişi fatura yerine geçer mi? Belirlenen fatura düzenleme sınırının (her yıl güncellenir) altındaki satışlar için ÖKC fişi fatura yerine geçer. Ancak müşteri talep ederse veya tutar sınırı aşılırsa fatura düzenlenmesi zorunludur.

3. ÖKC ve POS cihazı arasındaki fark nedir? ÖKC (Yazar Kasa) mali verileri kaydedip fiş keserken, POS cihazı sadece banka kartı ile ödeme alır. Yeni nesil cihazlarda bu iki özellik tek makinede birleşmiştir.

4. ÖKC bildirim süresi ne kadardır? Yeni alınan bir ÖKC'nin, faturanın düzenlendiği tarihten itibaren genellikle 15 gün (bazı durumlarda 30 gün) içinde vergi dairesine bildirilmesi ve aktivasyonunun yapılması gerekir.

5. E-Ticaret yapanlar ÖKC kullanmak zorunda mı? Sadece internet üzerinden satış yapan ve satışlarının tamamını e-Arşiv Fatura / e-Fatura olarak düzenleyen işletmelerin ÖKC kullanma zorunluluğu bulunmamaktadır. Bu işletmeler tahsilatlarını Tahsildar Sanal POS gibi dijital çözümlerle yönetebilir.